Mancher Firmeninhaber ist sich nicht sicher, ob er seinen Kundenstamm noch per Post anschreiben darf oder ob er damit gegen die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) verstößt. Hier gibt es Entwarnung – zumindest für die meisten Fälle.

Die EU-Datenschutzgrundverordnung  (DSGVO) hat im Mai vergangenen Jahres für viel Unsicherheit bei Unternehmern gesorgt – und tut es noch. Manch einer ist sich nicht mehr sicher, ob er Kunden noch mit Postkarten oder Briefen anschreiben darf. Ferdinand Solzbacher, Datenschutzberater und Geschäftsführer der SCO-Consult in Bad Honnef (dsb@sco-consult.info) kann hier beruhigen: „Für den postalischen Versand von Werbung (Kundenmagazin, Prospekte, Sonderangebote etc.) benötigt man keine Einwilligung. Die DSGVO stellt hier als Rechtsgrundlage den Begriff des „überwiegenden berechtigten Interesses“ zur Verfügung und im Erwägungsgrund 47 wird die Durchführung von Direktmarketing Maßnahmen ausdrücklich als Beispiel angeführt. Dies entspricht auch der Erwartung der Betroffenen, da dies jahrelang praktiziert wurde.“

Auf eines muss der Versender allerdings achten: „Der Kunde hat ein Widerspruchsrecht, das nicht begründet werden muss. Auf dieses Widerspruchsrecht ist er sowohl bei der ersten Erhebung der Daten als auch bei jedem einzelnen Mailing hinzuweisen“, erklärt Solzbacher. In jeden Brief gehört also der Hinweis darauf, dass Widerspruch möglich ist – und an wen der Kunde sich in diesem Fall wenden kann. Macht jemand von diesem Recht gebraucht, muss das in der Kundendatenbank entsprechend vermerkt und bei der nächsten Aussendung berücksichtig werden.

Bis zu einem Jahrzehnt nach dem Kundenkontakt ist – sofern nicht widersprochen wurde – der Versand von Werbung übrigens unproblematisch. Die steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht von Kundendaten beträgt zehn Jahre. „Demnach kann man den Kunden-Adressbestand so lange auch für postalische Werbung nutzen. Es ist auf dieser Rechtsgrundlage auch möglich, sogenannte ,Fremdadress-Mailings‘ mit angemieteten Adressen durchzuführen. Hierbei muss zusätzlich die Herkunft der Adressen mitgeteilt werden und eine Speicherung der Daten darf nur bei den Kunden erfolgen, die darauf reagieren.“

Bevor also die zehn Jahre vorbei sind, sollte man die Einwilligung des ehemaligen Kunden einholen – sofern sich nicht ohnehin schon wieder aufgrund der Werbung ein neuer Auftrag ergeben hat. Ein paar Warnungen hat Ferdinand Solzbacher aber doch noch: „Daten reiner Interessenten, für die keine Aufbewahrungspflicht besteht, sind spätestens nach 12 Monaten zu löschen. Und für jede Art elektronischer Werbung wie Telefon, Fax und Mail benötigt man eine Einwilligung des Betreffenden.“